Ольга Нисенбойм: Если с утра съесть "лягушку", остаток дня будет чудесным

Ольга Нисенбойм

"Время – самый ограниченный капитал", - говорил один из основателей современной теории управления  Питер Друкер, утверждая при этом, что без умения распоряжаться своим временем, менеджер не сможет распоряжаться ничем другим. В рамках проекта "Секреты бизнеса" мы решили узнать, насколько обходительны с Его Величеством Временем менеджеры молдавских компаний, какое внимание они уделяют планированию личного и рабочего времени, к каким методам для этого прибегают. Наш первый гость - руководитель Школы бизнес-коммуникаций, доктор психологии Ольга Нисенбойм. 

Ольга, когда бизнес-тренеры рекомендуют начинать заниматься тайм-менеджментом?

В идеале: чем раньше, тем лучше. Но жизнь далека от идеала. Восточная мудрость гласит, что учитель  приходит тогда, когда готов ученик. Любые знания воспринимаются, если у нас возникла в этом острая необходимость, появилась мотивация. Как обычно это бывает: стимул что-то менять появляется только тогда, когда "гром грянет" и становится реально плохо. Поэтому тайм-менеджментом мы начинаем заниматься, когда осознаем, что из-за нехватки времени страдает качество жизни.

Практикуют ли молдавские менеджеры какие-то методы планирования времени?

Вряд ли я могу сказать, что основы тайм-менеджмента практикует весь молдавский бизнес. Но существует общая тенденция: больше всего вопрос "Как спланировать время так, чтобы все успевать?" заботит топ-менеджеров, чуть меньше – линейных менеджеров, а рядовых сотрудников этот вопрос зачастую и вовсе не волнует…

В какой степени менеджер может вмешиваться в процесс организации времени подчиненных?

Задача руководителя – организовать работу всех ресурсов, в том числе, человеческих, с максимальным эффектом.  Именно поэтому руководитель  имеет полное моральное и юридическое право влиять на то, как распоряжаются рабочим временем сотрудники.  Ведь при трудоустройстве мы продаем свое время – нам эти восемь часов уже не принадлежат,  поэтому никаких требований "личной свободы" во время рабочего дня быть не может.

С чего следует начинать работу по тайм-менеджменту на корпоративном уровне?

Во-первых, есть стандартные регламенты, в них предусматриваются принципы организации рабочего дня.  Чем больше коллектив, тем важнее их соблюдение, иначе компании грозит хаос.

Во-вторых, надо убедиться, что вы говорите с подчиненными на одном языке. Например, "срочно" для одних людей может означать "немедленно", для других – "до конца рабочего дня", для третьих – "до конца недели"…

Ну и, наконец, третье правило - устные договоренности между сотрудниками. Например, не беспокоить друг друга в периоды сильной занятости. Иногда минутный вопрос коллеги может "украсть" полчаса вашего рабочего времени. Можно, к примеру, договориться, чтобы все несрочные коммуникации осуществлялись по электронной почте. И таких простых, но полезных инструментов может быть масса.

А какие методы организации рабочего и личного времени применяете вы?

У меня есть два базовых инструмента. Во-первых, это хронометраж. Есть железное правило менеджмента: хочешь управлять – измерь. Только учет времени позволяет увидеть "дыры", в которые бесследно исчезает наши драгоценные минуты и, как следствие, позволяет нам что-либо изменить в нужную сторону.

Второй инструмент  касается рабочего времени – это ежедневное планирование. Большинство людей составляют список задач и называют его планом. Это не совсем так. Для того чтобы список задач был похож на план, мы должны учитывать бюджет времени – расставить приоритеты и т.д. Это не сложный и вроде бы банальный инструмент, но мало кто им владеет.

Что касается личного времени, то на данный период времени я его не планирую, поскольку всё личное время без остатка трачу на семью и общение с детьми. Другие задачи сейчас пока не актуальны. :)

Используете ли вы какие-то приемы по организации времени ваших подчиненных?

Разумеется.  Ежедневно по окончании рабочего дня я получаю на е-мэйл два документа от каждого сотрудника: хронометраж прошедшего рабочего дня и планирование на следующий день. Сотруднику это помогает рациональнее спланировать день, мне позволяет мне вовремя подкорректировать план действий. И нам обоим это дает уверенность в правильности рабочего процесса.

Все ли сотрудники адекватно реагируют на подобные методы контроля?

На первых порах любые изменения, даже самые полезные, вызывают внутренний протест. Это как если вы маленькому ребёнку дадите новую еду, даже вкусную, он сначала будет сопротивляться. Но после того как малыш распробовал,  его уже не нужно уговаривать. У меня в компании сотрудники уже давно оценили пользу и эффективность этих инструментов, и мне не нужно их уговаривать или требовать от них чего-то. Ну а если кто-то, как Баба-Яга, "всегда против"?.. Думаю, таких сотрудников не стоит удерживать в компании.

Возможно, у вас есть "особенный" метод, к которому вы сами прибегаете и рекомендовали бы другим? 

Есть известная испанская пословица "съешь с утра одну лягушку, и ничего хуже с тобой уже не произойдет".  "Лягушка" в тайм-менеджменте – не  трудозатратное, но эмоционально неприятное дело,  которое должно быть выполнено,  но постоянно откладывается на завтра. Например –  расчистка рабочего стола, неприятный звонок, поход к стоматологу, оформление справки в ЖЭКе… Список можете продолжить самостоятельно.

Западные экспериментаторы доказали, поедание "лягушки" на завтрак, т.е. выполнение с утра одного неприятного дела на 30% повышает  продуктивность рабочего дня. Когда человек преодолел нечто неприятное и сбрасывает это с себя, он получает эмоциональный подъем, и вся остальная работа воспринимается с большим энтузиазмом.  Лягушка выступает в роли эмоционального мотиватора.

Можно ли применять этот метод в отношении подчиненных?

Можно попросить каждого сотрудника в конце рабочего дня выделить свою "лягушку" на следующее утро. А через два-три часа после начала следующего дня интересоваться, как идут дела. И чаще всего задача, которая откладывалась неделями, будет сделана уже к обеду.

Ольга Матвеева