Экономим на зарплате вместе с "Meta-Sistem"

Как часто Вы слышите от своих сотрудников слова  "я не успел", "я принялся за более срочное задание", "я завтра обязательно доделаю", "я забыл"? А как часто Вы видите, что сотрудники занимаются посторонними делами, отвлекаются, тратят время на пустые разговоры и всячески пытаются отложить выполнение нужного и важного задания?  С подобной ситуацией сталкивается каждый руководитель. И каждый руководитель желает найти "волшебный механизм", который побудит сотрудников грамотно использовать рабочее время, что приведет к повышению рентабельности компании. Это желание обостряется тем, что экономика сейчас находится в кризисном состоянии, где необходимость снижения затрат стоит на первом месте.

Известный факт, что одной из основных статей расходов в компании является заработная плата.  Как правило, руководители идут по пути наименьшего сопротивления и просто сокращают заработную плату сотрудникам, что снижает их мотивацию и стремление делать свою работу лучше. В данном случае необходимо упорядочить и грамотно организовать рабочий процесс сотрудников, что повысит их производительность труда. В результате повысится рентабельность самой компании, что позволит сократить рабочий персонал, так как тот же объем работ сможет выполнять меньшее количество сотрудников за счёт правильной организации рабочего времени.

Компания "Meta-Sistem" разработала программу 1с: Эффективное управление временем, которая призвана быть тем самым "волшебным механизмом" для руководителей компаний. Главным принципом программы является планирование рабочего времени, согласно имеющимся заданиям и распределение их в течение дня или нескольких дней. Данная программа состоит из четырёх ключевых документов:

1.Распорядок дня.

Данный документ представляет собой таблицу и  предназначен для автоматизации планирования и контроля рабочего времени сотрудника.

Таблица заполняется сотрудниками каждое утро для повышения эффективности  работы в течение дня:

1. Указывается тип задания, дата его принятия и дата окончания;

2. С утра заполняется графа "Время план", где сотрудники указывают время, за которое собираются решить поставленные задачи  и в конце рабочего дня заполняется графа "Время факт";

3. Последняя графа- это "Состояние задания", где можно проверить, какие задания уже выполнены, а какие находятся в работе.

Важно отметить, что невыполненные поручения появятся и на следующий день, и будут появляться каждый раз, пока сотрудник не выполнит его. Таким образом, программа не позволит забыть или пропустить невыполненное задание и у руководителя всегда есть возможность проследить за результатами работы.

Ежедневный анализ планируемого времени и фактически затраченного,  позволит сотрудникам с каждым разом точнее планировать свое время,  не тратить его впустую и выполнять свои обещания точно в срок.

 4. В конце таблицы указывается процент "Выполнение плана", то есть процент выполнения запланированного и процент "Вне плана", то есть процент выполнения внеплановых заданий, которые чаще всего вводятся в распорядок по приказу руководителя.

 Процент "Вне плана" является мощной личной мотивацией для сотрудников и наглядным аргументом для руководителя при оценивании эффективности работы  персонала. Существует также возможность проанализировать средний процент выполнения плана, который также высчитывается автоматически. Благодаря данной системе, руководителю больше не стоит задумываться на основе чего рассчитывать премии или бонусы персоналу, программа поможет Вам наглядно продемонстрировать, кто и как проявляет себя, и какой объем работ выполняет. В свою очередь, работники будут ясно осознавать, стоит ли им ждать в этом месяце премий или нет.

2.График работы

Основная цель графика работы заключается в регистрации времени всех приходов и уходов сотрудников с рабочего места.
В графике работы используются только 2 состояния: "пришел" и "ушел" (состояния постоянно чередуются).

 В поле "Время" указывается точное время занесения записи, и руководитель видит с точностью до минуты отработанное время персонала. Руководитель всегда будет знать во сколько пришел его сотрудник, так как графа "пришел" появляется автоматически при открытии программы. Предусмотрена графа "Комментарии" для обоснования или пояснения показателей сотрудником.

В данном документе составляется и индивидуальный график работы каждого сотрудника, где указывается количество рабочих дней в неделю и количество рабочих часов. График заверяется у руководителя и после этого высвечивается в главном документе "Распорядок дня". Благодаря этому, Вам не надо запоминать график работы каждого сотрудника,- всё, что Вам необходимо – это открыть программу и за минуту увидеть график всех работников.

3.Новости

Деятельность компании никогда не стоит на месте: что-то совершенствуют, вводят новые правила, разрабатывают новые продукты. Цель руководителя донести необходимую информацию до каждого сотрудника компании. С программой 1с:Эффективное управление временем Вам больше не понадобится оповещать каждого сотрудника лично. Теперь, используя документ "Новости", Вы можете вписывать события, которые высветятся у каждого сотрудника на личном компьютере и с которыми они обязаны  ознакомится.

Вы будете уверены, что все пожелания дойдут до адресата, так как после ознакомления с новостью, сотрудник в специально отведенной графе должен поставить "галочку".

Также в программе предусмотрена функция " Поздравить", которая не даст забыть о днях рождениях Ваших клиентов и позволит своевременно послать им поздравление. В день рождения появляется бегущая строка с именем контактного лица и не остановится пока сотрудник, ответственный за данную фирму не поздравит его и не отметит флажок "поздравил".

4. Расписание

В данном документе пользователь может просмотреть список контрагентов, которыми Ваша компания должна заняться (список заполняется за три дня в разрезе текущей или указанной даты). В шапке таблицы находятся надписи – номера недели в разрезе "относительно месяца" и "с начала года" и активный элемент, позволяющий сменить номер недели (при его изменении меняются номера недели и в остальных таблицах, и происходит автозаполнение самих таблиц). Такие же элементы находятся в каждой из трех таблиц, присутствующих во вкладке, но там при смене недели происходит автозаполнение только той таблицы, чей номер был изменен. Для того, чтобы вернуть правильную очередность дней во вкладке необходимо нажать на кнопку "Выстроить". То же самое относится и к элементам смены номера дня.

Для облегчения просмотра таблицы используется форма "отбор и сортировка", где пользователь может сам установить отбор по определенным лицам, отделам, заказчикам или ответственным лицам, сильно сократив количество записей в таблице.

Документ "Расписание" можно использовать и для тех задач, которые повторяются еженедельно и требуют постоянного внимания. Их можно будет вписать в "Расписание" и они автоматически будут появляться в таблице.

1с:Эффективное управление временем включает в себя следующие справочники:

• Организации, где указывается перечень фирм, входящих в холдинг
• Пользователи, где перечисляются все сотрудники Вашей компании. Указывается ФИО, дата рождения, должность, контактные телефоны
• Контрагенты - список фирм, с которыми сотрудничает Ваша компания
• Контактные лица. Для каждой компании составляется список контактных лиц и телефоны, по которым с ними можно связаться
• Подразделения. Указывается наименование и руководитель
• Отделы. Перечисляются отделы, входящие в состав подразделений.

Для того чтобы легко и быстро оценить эффективность ваших работников, необходимо использовать отчёты по сотрудникам и заданиям. Вы можете выбрать определенного сотрудника и проанализировать выполнение его рабочего плана на протяжении интересующего Вас периода времени или увидеть разницу между выполненными и невыполненными заданиями, а также просмотреть процент выполнения плана за месяц.

Ознакомившись с программой 1с:Эффективное управление временем логично будет задать вопрос " В чем отличие от стандартных органайзеров, которые можно получить бесплатно?"  Действительно, в Сети есть огромное количество программ, которые помогают планировать важные задачи и не позволяют о них забыть. Но все они обладают ограниченным набором функций, которые могут пригодиться лишь для домашнего использования. Для юридических лиц и коммерческих организаций должны быть предусмотрены расширенные функции, которые облегчили бы работу руководителей и помогли вести учет рабочего времени сотрудников.
Следует отметить те преимущества, которые отличают 1с:Эффективное управление временем от других платных органайзеров:

1. 1с:Эффективное управление временем – это первая программа в Молдове, разработанная на платформе 1с, которая позволяет вести учет и контроль рабочего времени
2. Вы можете внедрить 1с:Эффективное управление временем в уже имеющуюся у Вас конфигурацию 1с, что позволит работать с единой базой данных
3. Одним из главных преимуществ является функция сопровождения, которая позволяет изменять 1с:Эффективное управление временем под любые Ваши нужды и под любой вид деятельности. Компания " Meta-Sistem” в любой момент может добавить любые функции, которые могут Вам понадобиться для успешной и эффективной работы.

Приобретая программу 1с:Эффективное управление временем, Вы будете уверены, что Ваши сотрудники эффективно используют рабочее время и планируют его по наиболее оптимальному графику для Вашей компании. У Вас всегда будет возможность добавить новые функции, необходимые для работы или убрать старые, которые более не актуальны для Вашей деятельности. 1с:Эффективное управление временем - это лучший выбор для деловых людей, которые осознают ценность времени.

Компания "Мета"
Кишинев, ул.Узинелор 2, оф. 404
Телефон: (+37322) 47-27-73
 (+37322) 57-31-91
Факс: (+37322) 47-27-14
e-mail : sales@meta1c.ru
www.meta.md